Bras droit de la Direction des Projets, le PMO, appelé aussi “bureau des projets” est une combinaison de personnes, de processus et d’outils qui pilotent le portefeuille de projets pour en faciliter le processus de gestion et veiller sur l’alignement de tous les projets autour des objectifs stratégiques de l’entreprise.
En dépit de ses différentes interventions, la mission Principale du PMO est de faire évoluer l’entreprise dans une dynamique d’amélioration continue et ce en assurant :
- l’avancement efficace des projets
- le respect des budgets
- le respect des délais
La mission du PMO est susceptible d’évoluer au sein de la même entreprise en fonction de la déclinaison de sa stratégie et de ses besoins à chaque instant : Réorganisation des postes, Lancement d’un Nouveau projet ou Programme, Emergence d’un Contexte de crise, Identification de nouveaux risques; Changement du style managérial, Revue du modèle économique “Business model”…etc.
Si vous souhaitez faire appel à un consultant pour orienter vos stratégies d’entreprise ou optimiser votre organisation, le PMO est la ressource la mieux placée pour suivre et coordonner avec ledit Consultant dans la mesure ou elle détient l’ensemble des éléments clés de vos projets. D’autant plus, qu’elle peut facilement apprendre du savoir faire du consultant et transférer ce savoir aux différents niveaux hiérarchiques de votre entreprise.
Cette fonction peut être assurée en interne de l’entreprise ou bien être externalisée ou délocalisée en externe pour en réduire les coûts. Toutefois, la valeur ajoutée qu’elle apporte à l’entreprise est cruciale.
Une Culture Commune de Meilleures pratiques :
Dans l’objectif d’instaurer une culture et un état d’esprit communs, le PMO élabore un ensemble de pratiques, principes et modèles dans le but d’optimiser l’organisation et le système de gestion.
Le Rôle du PMO ne s’arrête pas seulement à la Fixation et la consolidation des normes de gestion des projets, mais il veille aussi en permanence et au quotidien au bon respect des standards préétablies en effectuant des évaluations régulières.
Vecteur Stratégique Vers l’Excellence opérationnelle
Facteur clé du pilotage des projets, le PMO, contribue d’une part à l’élaboration et l’évolution du bilan budgétaire, et d’autres part, au suivi des plans d’actions opérationnels et stratégiques. Ceci, permet de mettre à la disposition de la Direction des projets des outils d’aide à la prise de décision.
Le PMO aide la direction à décider sur le maintien ou la suspension d’un ou plusieurs projets au moment opportun en assurant le suivi des indicateurs de mesure et de performance adéquats.
Source de conseil et d’orientation aux chefs de projets
En plus de son support Stratégique aux chefs d’entreprises, le PMO fournit un support méthodologique aux chefs de projets. il leur apportent en permanence des conseils, techniques, méthodes, systèmes, et mesures de gestion de projet dans l’objectif d’escompter les meilleurs résultats.
Le PMO accompagne aussi les nouveaux chefs de projets pendant la phase d’intégration en assurant l’encadrement et la formation nécessaires à comprendre comment l’organisation gère les projets.
Vers la standardisation d’outils de projets :
Gardien du temple des standards et des méthodologies, le PMO veille à la Standardisation des outils, canevas et modèles dans l’objectif d’optimiser la gestion documentaire des projets.
Source de documentation, de références et de statistiques du portefeuille de projets, le PMO Fixe les normes de gestion de projets et s’assure que les lignes directrices sont bien appliquées.
L’utilisation optimale des ressources allouées : ”Right men in Right place”
Le PMO gère et alloue les ressources avec précision, il se charge d’affecter, de réaffecter et de libérer les bonnes ressources au bon moment : il définit les tâches et responsabilités de chacun dans le projet en fonction des priorités et du triplet : Coût, Qualité, Délai et éventuellement sécurité en cas d’entreprise industrielle.
Ainsi, c’est au PMO qu’on confie la mise en place et la mise à jour du plan capacitaire qui permet l’optimisation du taux d’utilisation des ressources et la réduction des retards en prenant en considération les contraintes internes et externes identifiées sur le court et moyen terme.
Le PMO coordonne aussi avec les Ressources humaines sur le Plan de formation annuelle des Ressources projets pour programmer les sessions de formation des ressources, sans pour autant impacter les livrables des projets.
Palper l’Apprentissage Organisationnel et Capitaliser sur le Savoir Faire de son entreprise !
Dans le Cadre de la capitalisation sur le savoir faire de l’entreprise, le PMO se charge de la création et du maintien de l’Archive de Connaissance ou la Base de connaissance des Projets constitués essentiellement des documents projets y compris le journal des hypothèses, le journal d’amélioration et le Registre des risques.
L’objectif étant de permettre à l’entreprise d’apprendre des ses expériences passées (meilleures pratiques, mauvais pas, actions correctives…etc) pour gagner en terme du temps et de coûts dans des projets similaires en anticipant les mesures préventifs et en évitant les actions qui n’ont pas aboutis à des résultats satisfaisants.
Alerter et Anticiper les Risques :
Dans le but d’optimiser la gestion, la détection des failles fait partie du quotidien de la fonction PMO.
Car plutôt anticiper Que les fourrés rechercher.
Charles de Leusse
Le PMO se charge aussi de l’analyse globale des projets et de l’identification des axes d’amélioration afin d’alerter au bon moment la Direction sur les Risques à venir et anticiper les mesures préventives pour décliner ou minimiser l’impact d’une éventuelle crise au niveau du projet
Les Différents Rôles du PMO :
Multiple rôles dans une même fonction; le PMO joue plusieurs rôles au sein l’entreprise :
- Animateur : Rôle du Spock pour le Projet ou le Programme.
- Coordinateur : Coordination des Projets avec les différents interlocuteurs.
- Analyste : Analyses et Reportings d’ordres organisationnel, financier, Rh et autres pour le top management.
- Organisateur : organisation et formalisation des projets de façon synthétique et visuelle.
- Facilitateur : Permettre aux chefs de projets de rester éveillés et concentrés pour atteindre les objectifs escomptés.
- Savoir Prioriser les tâches et les actions
- Savoir piloter les ressources humaines et matérielles
- Maîtriser le temps pour atteindre les objectifs fixés
- Maîtriser la définition et le suivi des objectifs selon les KPIs
- Savoir communiquer et convaincre
- Evaluer en permanence les risques et alerter le Top Management
- Etre Réactif et Agile face à l’imprévu et l’incertain
- Etre Force de proposition avec ses Interlocuteurs
- Savoir gérer le stress et les situations de conflits
